Réunion ouverte par le vice-Pdt Gabriel Boddaert :

Réunion d'information de l'URACEN :

- Phlippe Drouffe a assistéavec Bernard Thiébaut à la réunion d'information de l'URACEN organisée, le mardi 12 janvier, par Laurence Robyn de la Mairie. Il donne aux présents le compte-rendu des principaux points évoqués :

- Mr Desmettre Directeur de l'URACEN a transmis aux quelques associations présentes (20 inscrits dont une dizaine présentes) des documents de base (exemples de statuts-type, liste des documents officiels).

- Il a insisté sur l'obligation de respecter les textes des statuts écrits, de les relire chaque année et de les ré-adapter à la réalité de la vie de l'association. Il ne faut pas se contraindre soi-même à des obligations que l'on ne peut pas tenir.

- Il nous a appris que chaque association devait tenir un registre spécial coté et paraphé comprenant les modifications des statuts et les modifications des dirigeants. Le registre doit se présenter sous la forme d'un cahier relié dont les pages sont numérotées et paraphés par le dirigeant en exercice. Aucune des associations présentes ne possédait ce registre !

- L'association doit faire preuve de sa bonne foi : aussi, il a été décidé au cours de la réunion de ce jour que le secrétaire se procure ce cahier et que, aidé par l'ancien président, il ouvre ce registre spécial en expliquant la cause de la date de sa création.

- Néanmoins, à décharge, le secrétaire possède déjà, dans ses archives, 2 cahiers similaires reprenant, depuis la création, l'historique de l'activité (assemblées générales, assemblées générales extraordinaires mais aussi compte-rendus).

- Il a été décidé d'organiser une fois par mois (le dernier mercredi du mois si possible) une réunion plénière (à distinguer des réunions hebdomadaires de travail) où les membres présents signeront une feuille de présence. Le compte-rendu de cette réunion plénière devra être adopté au début de la réunion plénière suivante.

 

Point sur l'avancement des travaux :

- 2.538 documents concernant l'histoire de musique à Hem sont maintenant enregistrés sur le site Internet. Ils ne sont pas apparents afin de préserver la primeur de ces informations à l'exposition prévue au mois de mai, mais il est possible de les visionner en utilisant le moteur de recherche : eoh, musique, festival, samedi, jazz ou corde.

- En déménageant les armoires d'archives de la Ferme Franchomme, nous avons retrouvé une trentaine de photos provenant de l'ancienne exposition sur les clubs de football USH et St Corneille. Philippe Drouffe est en train de les scanner. A ce jour, nous avons enregistré 747 documents.

- le problème est de sélectionner certains de ces documents pour composer l'exposition. La place est restreinte, les panneaux sont en nombre limité ! Laurence Robyn a évoqué la possibilité d'utiliser la salle des fêtes pour l'exposition des Sports, le matériel d'exposition n'y est pas conséquent.

 

Archives :

- Le vice-Pdt a recu un appel téléphonique de Bernard Motté qui n'est pas satisfait de constater que nos archives (d'Histoire de Hem) avaient déménagé : il faut rappeler que les archives de généalogie sont actuellement dans les armoires de l'association et que le transfert de propriété ne pourra être effectif qu'après la création de l'association GENEAHEM. Le sujet de transfert de propriété est toujours à débattre